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Hinweisgebersystem / Ombudsperson

Bei der protec service GmbH ist als Bestandteil des Compliance–Systems ein Hinweisgebersystem in Form einer beauftragten Ombudsperson eingerichtet.

Diese Ombudsperson dient den Beschäftigten sowie Dritten (Lieferanten, Kunden, Geschäftspartnern) als ein weiterer Ansprechpartner zu den bereits bestehenden Möglichkeiten der unternehmensinternen Kommunikation.

Sie nimmt Hinweise auf Verstöße oder einen entsprechenden Verdacht gegen geltende Gesetze, geschlossene Verträge, verbindliche interne Richtlinien oder sonstige Bestimmungen (sogenannte Compliance-Verstöße) entgegen und bearbeitet diese mit entsprechender Vertraulichkeit. Die Ombudsperson ist jedoch keine allgemeine Beschwerdestelle.

Für die Beschäftigten besteht keine Verpflichtung, sich an die Ombudsperson zu wenden.

Die Tätigkeit der Ombudsperson wird durch Herrn Rechtsanwalt Jörn Beyer wahrgenommen. Er ist Mitarbeiter der Rechtsanwaltskanzlei HLP Rechtsanwaltskanzlei HLP HEIERMANN · LOSCH · RECHTSANWÄLTE in Hannover, Marienstraße 9-11 und steht für den vertraulichen Austausch zur Verfügung (E-Mail joern.beyer@hlp-rae.de / Telefon 0511 / 26 29 38 – 52).
Zwischen Herrn Beyer und der protec service GmbH besteht eine vertragliche Vereinbarung, die folgendes regelt: Entgegennahme und Bearbeitung von (auch anonymen) Hinweisen bzw. Informationen von Hinweisgebern, die ihre Identität zwar gegenüber der Ombudsperson offenbaren, die aber gegenüber der protec service GmbH nicht preisgeben wollen. Die Offenlegung der Identität des Hinweisgebers gegenüber der protec erfolgt dann nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Hinweisgebers.

Die Kosten für die Ombudsperson werden vollständig von der protec getragen.

Abschließend wird darauf hingewiesen, dass Herr Beyer ein anwaltliches Mandatsverhältnis mit dem Auftraggeber protec service GmbH hat. Er darf daher kein weiteres Mandatsverhältnis mit einem Hinweisgeber eingehen. Kern des Mandatsverhältnisses ist es jedoch, die Anonymität des Hinweisgebers gegenüber dem Unternehmen und, sofern keine verpflichtende Anordnung besteht, gegenüber den Ermittlungsbehörden zu wahren.